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涉及到第二步——借助某个效率系统

时间:2022-03-14 15:54来源:淘新媒2

于是,我大胆的把所有文件夹的照片导入到同一个文件夹,开始准备删除所有重复的文件。在这个过程中,我还用了一个软件帮我自动删除相关文件。

另外,我还应用了一个高效的时间管理法则————法则,来快速完成这个动作:20%的照片和视频是否占用了存储空间?

答案非常明显。很多重复拍摄的视频片段占据了大部分存储空间,所以不到五分钟,所有文件都只有200G g。

然后,我必须手动选择我想要留下的照片。请注意,这里是您选择留下的照片,而不是您选择删除的照片。

我这样做是因为我在《怦然心动的人生整理魔法》(整理的改变人生的魔法)这本书里读到了这句话,这本书是日本的玛丽近藤(Marie Marie Kondo)写的:

重要的不是扔掉什么,而是保留什么。

当你只保留自己喜欢的东西,你会爱上每一张照片。

现在,我每天都会找十分钟浏览这个文件夹,挑出我想保留的文件。我认为完成这项任务应该不到几个星期。这涉及到第二个步骤——与一些效率系统。

这样做有什么好处?对于手头所有的东西,直接开始优化排序,其实是一个经典的新手错误。

如果你想优化你的日常工作,你应该把所有的任务写在一张纸上。然后,花几分钟思考。对于每个任务,问自己这个问题:这个任务能帮你实现目标吗?

删除所有不能帮你实现目标的任务。先删除,再优化。

二、构建你的效率系统

不重要的东西一旦删除,就只剩下能帮你达成目标的任务了。接下来要建立自己的效率体系,把任务按照重要性排序,并据此完成。

但是,首先要注意的是,世界上没有完美的效率体系。你要根据自己的需求和工作习惯,建立自己的效率体系。

你可以利用现有的各种效率体系,然后去其糟粕,取其精华,为自己量身定制效率体系。

一旦这个系统的“大脑”建好了,也就是说,这个系统的主体框架形成后,你就可以更进一步,通过效率招数,因地制宜地优化这个系统的各个部分。

为了帮助你建立自己的效率系统,这里有七个常用的效率系统供你参考:

待办事项:这是最简单的效率体系,也是很多其他效率框架的基础。从细分来说,可以分为很多类型,包括“待办事项清单”或著名的“李锦梅方法”(即每晚睡觉前按重要性顺序写下最多6个明天要做的任务,在第一个任务完成前绝不做第二个任务)。

7个习惯:这个效率系统是基于史蒂文柯维的书《成功人士的7个习惯》,主要是思考我们将如何改变我们的工作和生活方式。你也可以通过这篇文章了解这个生产力系统。

把事情做好(GTD):这个效率系统是基于大卫艾伦写的书《搞定:无压工作的艺术》。想知道这个效率系统是怎么运作的,可以参考这篇文章。

Zen to Done (ZTD):这个效率系统是基于效率专家Leo Babauta写的书《轻松搞定ZTD:终极简单的效率系统》。ZTD是基于GTD形成的,但它侧重于行为习惯,而不是效率体系本身。

看板:“看板”来源于日语词汇。它是一个可视化的效率系统,通过敏捷项目开发框架推广,特别适合团队合作。想知道这个效率系统是怎么运作的,可以参考这篇文章。

不要断链:这个方法是由美国著名单口相声演员杰里杰瑞宋飞提出的,是非常简单的效率系统之一。

番茄工作法:这个效率系统来自弗朗西斯科西里洛写的《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》这本书。这套系统的工作原理是将番茄时间设定为25分钟,中间专心工作,不做其他无关紧要的事情,直到番茄时钟响起。

花点时间了解一下以上七个效率系统,尤其是它们的工作原理。然后,你的主要任务就是取其精华,形成自己的体系。至于本质是什么,这个问题因人而异,必须自己决定。

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于是,我大胆地把所有文件夹的照片都导入了一个相同的文件夹,就开始准备删掉所有的重复文件。在这个过程中,我也借助了一个软件,从而让软件帮我自动删除相关文件。

此外,我还运用了一个高效时间管理法则——定律,来快速地完成这个动作:其中20%的照片和视频,是否占据了的存储空间?

这个答案,非常明显。许多重复拍摄的视频片段占了大部分存储空间,所以不到五分钟的时间后,所有的文件就只剩下200G了。

然后,我就必须地手动挑选希望留下的照片。注意,这里是选择留下的照片,而不是选择删掉的照片。

之所以这样做,是因为我之前在日本整理收纳达人麻理惠(Marie Kondo)著作的《怦然心动的人生整理魔法》(The Life-Changing Magic of Tidying Up )一书中,阅读到的这样一句话:

重要的,不是要丢弃什么,而是要保留什么。

当你只保留你喜欢的东西,你会爱上每一张照片的。

现在,每天花上我都会找十分钟的时间,浏览这个文件夹,并挑选出我想保留的文件。我想,应该用不了几周,就可以完成这个任务。这里就涉及到第二步——借助某个效率系统。

这样做有什么好处?对于手上所有的东西,直接开始优化整理,实际上是一个经典的新手错误。

如果你想对你的日常工作进行优化,你应该把所有的任务写在一张纸上。然后,花几分钟进行思考。对于每一项任务,都要问自己这样一个问题:这项任务能不能帮你实现目标?

只要是不能帮你实现目标的任务,统统删掉。先删掉,再优化。

二、构建你的效率系统

一旦把不重要的东西删掉过后,就只剩下可以帮你实现目标的任务了。接下来,就应该构建一套属于自己的效率系统,从而按重要性对各项任务进行排序,并依此完成。

不过,首先要注意的是,世界上并没有完美的效率系统。你应该根据自己的需求和工作习惯方式,构建一套属于自己的效率系统。

你可以借助现有的各种效率系统,然后从去其糟粕,取其精华,从而为自己量身定制一套属于自己的效率系统。

一旦把这套系统的“大脑”构建完毕,也就是说形成这套系统的主要框架后,你就可以再深一步,通过效率诀窍对组成这个系统的各个部分进行因地制宜的优化。

为了帮助你构建自己的效率系统,以下有7种常用的效率系统可以供你参考:

  1. 待办事项清单(To-Do List):这是最简单的一种效率系统,也是其它多种效率框架的基础。细分而言,它还可以分为多种类型,包括“必做事项清单”或者著名的“艾维·李方法”(Ivy Lee Mothod,即每晚入睡前按重要性依次写下明天要做的最多六项任务,第一项任务没完成绝对不做第二项任务)。
  2. 7个习惯:这套效率系统基于史蒂芬·柯维(Steven Covey)著作的《成功人士的7个习惯》一书而来,主要是关于思考我们将如何改变工作和生活方式,你也可以通过这篇文章详细了解这套生产力系统。
  3. 把事情做完(Getting Things Done,GTD):这套效率系统是基于戴维·艾伦著作的《搞定:无压工作的艺术》一书而来。如果你想了解这套效率系统的工作原理,你可以参考这篇文章
  4. 轻松搞定(Zen to Done,ZTD):这套效率系统是基于效率专家莱奥·巴波塔(Leo Babauta)著作的《轻松搞定ZTD:终极简单的效率系统》一书而来。ZTD是基于GTD而形成的,但其关注的是行为习惯,而不是这个效率系统本身。
  5. 看板(Kanban):“看板”来源于日语词汇。它是一套视觉效率系统,通过敏捷项目开发框架普及开来,特别适合团队协作。如果你想了解这套效率系统的工作原理,你可以参考这篇文章
  6. 坚持到底(Don’t Break the Chain):这套方法是美国著名单人脱口秀喜剧演员杰瑞·宋飞(Jerry Seinfeld)提出的,是非常简单的效率系统之一。
  7. 番茄工作法(The Pomodoro Technique):这套效率系统源自弗朗切斯科·齐立罗(Francesco Cirillo)著作的《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》一书而来。这套系统的工作原理是把番茄时间设为25分钟,中途专注工作,不允许做任何其它无关的事情,直到番茄时钟响起

花一点时间了解上述7种效率系统,特别是其工作原理。接着,你的主要任务就是取其精华,然后形成自己的一套系统。至于什么是精华,这个问题因人而异,必须由你自己去决定。

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